Met ingang van 2015 is het toepassen van de werkkostenregeling (WKR) verplicht.
Dit houdt in dat uit principe alles wat de werknemer krijgt, loon is, maar dat
sommige kosten op nihil gewaardeerd worden,
sommige kosten onder de gerichte vrijstelling vallen en
maaltijden een forfaitaire waardering hebben.
Voorzover het totaal van de waarde (inclusief btw !) van deze kosten hoger is dan 1,7 % over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,2% over het meerdere van de loonsom (2020), is dat meerdere van de kosten belast als eindloon. Dit loon moet uiterlijk in de maand januari -na het desbetreffende jaar- aangegeven worden, dus de aangifte was in januari 2020 over het jaar 2019.
De volgende kosten worden op nihil gewaardeerd: consumpties (geen maaltijd) op de werkplek, bedrijfsfitness op de werkplek, zakelijke maaltijden, vakliteratuur, werkkleding (onder voorwaarden), OV abonnement en het ter beschikking stellen van telefoon en werkplek.
Er is een gerichte vrijstelling voor de volgende kosten: zakelijke maaltijden tijdens werktijd, OV kosten voor zakelijke reizen en woon-werk verkeer, reiskostenvergoeding t/m 19 cent per kilometer, cursussen/opleidingen, zakelijke verhuiskosten, outplacement, verblijfkosten door tijdelijke werkzaamheden elders, kosten ivm beroepsregister.
Intermediaire kosten mogen onbelast vergoed worden aan werknemers, zoals het wassen/parkeren van de auto van de zaak, relatiegeschenken en representatiekosten tbv externe relaties.
Sommige kosten MOETEN per werknemer verloond worden, zoals privé-gebruik auto en de niet-verhaalde verkeersboetes.
De overige kosten worden toegerekend aan de 1,7%, resp. 1,2 %(=de vrije ruimte in 2020), maar mogen ook verloond worden per werknemer. Het verlonen per werknemer verhoogt het fiscale loon en heeft dus invloed op bijvoorbeeld de premie afdracht en pensioen-opbouw/premie (en de toeslagen). De eindheffing (80%) is vaak goedkoper dan verlonen per werknemer.
Voorbeelden van kosten die onder de vrije ruimte gebracht mogen worden:
-inrichting van de werkplek thuis
-fiets van de zaak (met ingang van 2020 is er een fietsplan...met 7% fiscale bijtelling voor de werknemer)
-contributie vakbond
-korting producten eigen bedrijf (max. 450 euro per jaar)
-personeelsfestiviteiten, -reizen
-kerstpakketten
-werkgeversbijdrage aan personeelsvereniging
-schade wegens diefstal tijdens de vervulling van de dienstbetrekking
N.B. De vrije ruimte is klein, dus benut de nihilwaarderingen en de gerichte vrijstellingen!
N.B. Uit de administratie moet blijken onder welke categorie u de kosten indeelt!